Onboarding? Was genau ist das?
Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und leitet sich ab von dem Ausdruck „taking on board“, was übersetzt so viel wie „mit an Board nehmen“ bedeutet. Im beruflichen Kontext wird die Bezeichnung vor allem für die Einarbeitungszeit eines neuen Mitarbeiters verwendet. Ziel eines Onboarding-Prozesses ist es, dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin die Unternehmenskultur näherzubringen und ihn in sein Team sowie seinen Aufgabenbereich zu integrieren. In der Regel beginnt das Onboarding mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrages und endet mit der Probezeit. Je nach Komplexität der Stelle sowie Firma kann der Prozess jedoch auch länger andauern.
Wie funktioniert gutes Onboarding?
Ein gutes Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern startet im Idealfall schon lange vorher. Sobald der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, können bereits die ersten Maßnahmen ergriffen werden, um den neuen Kollegen angemessen willkommen zu heißen. Ein gutes Onboarding ist demnach ein wichtiger Bestandteil der Firmenkultur, sorgt für eine angenehme Arbeitsatmosphäre und bringt Menschen, Prozesse sowie Technologien zusammen. Ein Onboarding-Prozess läuft in der Regel in 5 Phasen ab.
Phasen 1 – die Vorbereitungsphase
In dieser Phase, dem sogenannten Preboarding, gibt es vor allem organisatorische Aspekte zu berücksichtigen. Zudem gilt es, den Mitarbeiter emotional bereits an das Unternehmen zu binden. Für letzteres eigenen sich zum Beispiel Willkommens-Emails oder Willkommenskarten, während aus organisatorischer Sicht unter anderem ein Arbeitsplatz, Hardware, Lizenzen und Zugangsdaten eingerichtet, die Kollegen vorbereitet, ein Pate benannt und ein Einarbeitungsplan erstellt werden müssen.
Phase 2 – der erste Arbeitstag
Am ersten Arbeitstag geht es hauptsächlich ums Ankommen im Kollegium und am eigenen Arbeitsplatz sowie um die Vermittlung wichtiger Informationen wie Datenschutz, die Sicherheitsvorschriften oder die Schlüsselübergabe. Auch eine Führung durch das Bürogebäude und eine Vorstellung der Kollegen und Führungskräfte sowie eine eventuelle Mentorenschaft gehört am ersten Arbeitstag zum guten Ton. Insgesamt sollen sich die neuen Mitarbeiter willkommen und respektiert fühlen und die Gewissheit haben, dass sie jederzeit Fragen stellen und mit ihrem Anliegen an die Kollegen herantreten können.
Phase 3 – die Orientierungsphase
In der Orientierungsphase stehen vor allem die Eingewöhnung in die eigenen Tätigkeiten, in die administrativen Abläufe und die Integration in das Team an. Hier gilt es, die Mitarbeiter nicht zu überfordern und ihnen genug Zeit und Raum zu geben, um sich an neue Prozesse, Aufgaben, Gepflogenheiten und Dynamiken zu gewöhnen.
Phase 4 – die Integrationsphase
In Phase 4 des Onboarding-Prozesses beginnen die neuen Mitarbeiter langsam Zusammenhänge zu verstehen und sich ein Gesamtbild der Unternehmensstruktur sowie ihres Verantwortungsbereiches zu machen. In der Integrationsphase sind die Übertragung von eigenverantwortlichen Aufgaben und Projekten sowie Feedbackgespräche gut angesiedelt.
Phase 5 – Stabilitätsphase
Die letzte Phase des Onboardings endet in etwa mit der Probezeit. Mittlerweile sehen sich die Kandidaten als Teil des Unternehmens sowie des Kollegiums und können wichtige Zusammenhänge überblicken wie auch verstehen. Darüber hinaus wurden ihnen bereits wichtige Aufgaben und Verantwortungsbereiche übertragen, sodass eine gute Basis für die weitere Zusammenarbeit gelegt wurde.
Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?
Ein gutes Onboarding ist deshalb so wichtig, weil in dieser Zeit die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit geschaffen wird. Es bindet die Mitarbeiter an das Unternehmen und sorgt im Idealfall dafür, dass Talente und Fachkräfte nicht während der Probezeit wieder kündigen. Darüber hinaus stärkt ein gutes Onboarding die Produktivität und die Mitarbeitermotivation und spart Kosten ein, indem Prozesse, Erwartungen und Aufgaben klar verteilt und gegenseitige Erwartungen abgeklärt werden. Darüber hinaus erhöht sich durch ein qualitatives Onboarding die Loyalität der Mitarbeiter und das Employer Branding verbessert sich.
Das sind die Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses:
- Mitarbeiterzufriedenheit & Mitarbeiterbindung
- Employer Branding
- Produktivität
- Motivation
- Engagement
Wie gestalten wir von der KUPPER IT unseren Onboarding-Prozess?
Laut einer Onboarding-Studie des Jobportals Stepstone erhoffen sich Arbeitnehmer beim Antritt einer neuen Arbeitsstelle vor allem, dass sie ihrem Team und dem Geschäftsführer vorgestellt und ausführlich eingearbeitet werden. Darüber hinaus wünschen sie sich einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz und regelmäßige Feedbackgespräche, um ihre Leistung besser einschätzen zu können.
Nun, all diese Dinge sind für uns bei der Einführung eines neuen Mitarbeiters selbstverständlich. Wir wollen, dass sich unsere neuen Kollegen bereits ab Tag 1 zu 100% wohl sowie zugehörig fühlen, sodass eine ausführliche Büroführung inklusive Vorstellung aller Kollegen, ein einsatzbereiter und funktionsfähiger Arbeitsplatz sowie ein fester Mentor bei uns zum guten Ton gehören. Zudem erhalten unsere neuen Teammitglieder ein Willkommenspaket, eine Willkommenskarte und einen festen Einarbeitungsplan, um in Ruhe und mit einem guten Gefühl bei uns im Unternehmen anzukommen. Des Weiteren haben sie jederzeit die Möglichkeit, an ausgewählten Weiterbildungen teilzunehmen, um ihre Fertigkeiten im Job noch weiter zu schulen.
Das sind unsere Onboarding-Maßnahmen im Überblick
- Willkommenspaket
- Umfassende Büroführung
- Vorstellung aller Abteilungen und Kollegen
- Regelmäßige Feedbackgespräche
- Ausführlicher Einarbeitungsplan
- Teamevents
- Fester und einsatzbereiter Arbeitsplatz
- Mentoringprogramm
- Weiterbildungsmaßnahmen
Mehr Details zu unserem Onboarding-Prozess und deinem Einstieg bei der KUPPER IT findest du hier:
Was sagen unsere Mitarbeiter zu unserem Onboardingprozess?
Wir haben uns für diesen Artikel in unserem Kollegium umgehört und neue KUPPER IT Teammitglieder gefragt, wie sie ihren Einarbeitungsprozess erlebt und empfunden haben. Was fanden sie gut und die noch wichtigere Frage: Würden sie KUPPER IT als Arbeitgeber zum aktuellen Zeitpunkt weiterempfehlen? Kleiner Spoiler an dieser Stelle: Eine Weiterempfehlung ist sehr wahrscheinlich :-)
Hier sind ein paar ausgewählte Antworten unserer Kollegen aus unserer Umfrage:
Was hat dir am Onboarding-Prozess besonders gut gefallen?
„Die zugewandte, freundliche Art der Kollegen.“
„Das Willkommenspaket hat mich sehr gefreut. Ich öffnete es, fühlte mich gleich willkommen und es machte mir Freude auf den ersten Tag.“
Fühlst du dich gut ins Team integriert/ aufgenommen?
„Die Aufnahme ins Team kann man sich besser nicht vorstellen. Ein jeder war hilfsbereit und hat auf Fragen geantwortet. Die Integration wurde einem sehr erleichtert.“
„Ich fühle mich hier in meinem Team sehr gut aufgehoben, als wäre ich nie woanders gewesen. Auch egal, welchen Kollegen ich was gefragt habe, mir wurde bis jetzt immer geholfen und man hat sich Zeit für mich genommen.“
Beschreibe dein Onboarding in einem Satz.
„Das Onboarding half mir, schnell zu verstehen, wie das Unternehmen „tickt“ und umgehend anzukommen.“
„Das Onboarding ermöglichte einen guten Start bei der KUPPER IT.“
Was hättest du vor dem ersten Arbeitstag bei KUPPER IT gerne mitgeteilt bekommen oder gewusst?
„Wie ich in das Parkhaus komme ;-)“
„Dass ich mir nicht so viele Gedanken machen muss, da man ganz in Ruhe ankommen und sich einarbeiten kann.“
Was würdest du einem Freund/ einer Freundin, der/die bei KUPPER IT anfängt, sagen, worauf er/sie sich einstellen muss?
„Auf ein entspanntes und dennoch forderndes Arbeitsumfeld mit einem großen Spektrum an Möglichkeiten und Aufgaben im technischen und nichttechnischen Bereich.“
„Ein klasse Team in einem modernen Arbeitsumfeld, mit vielen lösbaren Herausforderungen. Es wird sicher nicht langweilig.“
Jetzt bist du an der Reihe!
Willst du in der IT-Branche durchstarten und Teil eines offenen sowie kommunikativen Teams sein? Dann bewirb dich jetzt bei der KUPPER IT und profitiere schon bald von unseren Benefits sowie unserem durchdachten Onboarding-Prozess.
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